Британские ученные доказали, что праздники в офисе это не только поесть пиццу с коллегами, но и получить ворох дополнительных задач в to do list. 8 марта хочется порадовать милых дам цветами и оригинальным поздравлением, но как это спланировать и не сойти сума в предпраздничной суматохе?

Офис, праздники и… хаос

Мы решили в этом разобраться и провели опрос среди сотрудников Projectum. Собрали полезные советы, плюс порекомендовали сервис, для работы с задачами и проектами.

Что думают коллеги?

Попробуем узнать, как на самом деле проходит подготовка к праздникам в офисе. Нам удалось найти «ответственных за тюльпаны и шампанское» и поинтересоваться у коллег, как они готовятся к праздникам и увеличилась ли нагрузка.

• «Горят дедлайны, но греет предвкушение корпоратива)» — Валерия, маркетолог

• «Нагрузки больше, в том числе внеурочной. Помогает грамотное планирование. Меньше времени тратится на хаос» — Лиза, маркетолог

• «Честно? Планирование — наше все, иначе просто не справлюсь. Заказываю подарки, еду, решаю организационные моменты, и всё это между рабочими задачами. Нагрузка растёт, ведь параллельно нужно заниматься своими проектами. Главное, не забывать про перерывы» — Ульяна, маркетолог

• «Определённо, задач больше. Но когда всё разложено по полочкам, хаоса меньше, а значит, и стресс уменьшается» — Софья, маркетолог

Мнение профессионала

«В нашем офисе к организации праздников подходят с трепетом и любовью. Так мы и с задачами справляемся быстрее, и создаем теплую атмосферу, которая объединяет команду.

При планировании рабочего дня, я ориентируюсь на заранее составленный список дел, определяю приоритет и выделяю время для каждой задачи. Это помогает избежать суеты в последний момент и организовать рабочий день.

Чтобы сэкономить время и ничего не забыть, в нашей команде используется система управления проектами Projectum. Этот инструмент помогает организовать задачи, установить сроки и отслеживать прогресс. С помощью Projectum можно легко делиться задачами с коллегами и контролировать выполнение. Это правда в разы упрощает процесс подготовки к празднику.

Совет лично от меня, чтобы сохранить баланс между рабочими задачами и подготовкой к празднику — делегируйте часть задач коллегам. Это облегчит нагрузку и позволит вовлечь в процесс подготовки коллег. Устраивайте небольшие перерывы для обсуждения планов на праздник, делитесь идеями и вдохновляйтесь друг другом» — Анна, HR-специалист

Как перестать паниковать и начать планировать

После откровений становится ясно одно — хаос накануне праздника неизбежен, если не взять организацию под контроль с самого начала. Важно понимать: для мероприятия нужен не только энтузиазм, но и четкая структура. Здесь на сцену выходит планировщик задач. С ним даже сложная подготовка превращается в логичную и последовательную.

Начните с определения основных этапов. Сервисы для планирования задач позволяют наглядно увидеть список дел и распределить их. Всё разбивается на четкие пункты, и рабочие встречи можно отделить от покупки закусок.

Давайте рассмотрим на конкретных примерах, как использование планировщика задач помогает облегчить работу и разложить все по полочкам. Например, в Projectum есть все необходимые инструменты, которые интуитивно понятны в использовании. В планировщике можно создавать проекты и разделять их на ключевые этапы, задачи и подзадачи.

В задачах Projectum можно настроить все под себя:

• Установить сроки в календаре

• Назначить исполнителей

• Выбрать приоритет выполнения

• И многое другое

Вы можете отслеживать степень готовности изменений и вести бюджет. Еще в системе предусмотрены инструменты для совместной работы, можно назначить исполнителей на задачу, вести обсуждения с коллегами в реальном времени или следить за уведомлениями через электронную почту.

В Projectum есть несколько тарифных планов для вашего удобства. Демоверсия – бесплатный вариант для тех, кто хочет разобраться в системе самостоятельно, «Оптимум» – помощь купным компаниям в управлении внешними и внутренними проектами, «Минимум» – для ежедневной оптимизации и планирования задач, «Бизнес» – коробочное решение для управления крупными проектами любой сложности.

Кто не спрятался, канбан не виноват

Удобный инструмент для визуализации рабочего процесса – канбан-доска. Здесь задачи делятся на колонки по категориям, например «To Do» (к выполнению), «In Progress» (в работе) и «Done» (завершено). Можно добавить свои категории и отделить предпраздничную подготовку от рядовых рабочих задач. 

Идея метода Канбан — это ограничение незавершённой работы (WIP — Work In Progress), такой принцип помогает команде работать продуктивнее. По сути, речь идет о том, чтобы на каждом этапе работы было не больше положенного числа задач одновременно. Это важно, потому что, если брать на себя слишком много дел сразу, то велика вероятность не успеть сделать вовремя.

Когда на каждой колонке доски (например, "В работе", "Ожидает проверки" и т.д.) устанавливается лимит WIP, это значит, что на каждом этапе только определённое количество задач. Таким образом, не возникает ситуации, когда задач становится слишком много, и они начинают накапливаться, создавая хаос. В итоге это помогает команде фокусироваться на важных задачах и доводить их до конца, не перегружаясь.

Этот подход позволяет сохранить стабильность работы: задачи нарастают плавно, не застревают на одном месте и не накапливаются. Важно, чтобы команда не начинала новые задачи, пока не завершит текущие.                    

В преддверии праздников легко потеряться в суете и множестве дел, но с хорошим планом даже 8 марта можно организовать легко и без стресса! Главное — не откладывать всё на последний момент и правильно расставлять приоритеты.

Поздравляем с наступающим 8 марта! Пусть этот день будет наполнен радостью, цветами и улыбками, а все задачи — выполнены легко и с удовольствием!