Эффективное управление проектами – это не просто залог успеха, а ключ к устойчивому развитию вашей компании. В современном мире, где конкуренция растет с каждым днем, важно иметь под рукой надежные инструменты, которые помогут организовать рабочие процессы, контролировать задачи и достигать амбициозных целей.

На рынке представлено множество программных решений, и выбрать среди них то, что идеально подойдет именно вам, может быть непросто. Но не волнуйтесь! В этом обзоре мы тщательно проанализируем различные сервисы для управления проектами и задачами, их основные возможности и особенности.

Также рассмотрим тарифы и прочие тонкости, чтобы вы могли сделать осознанный выбор быстрее и без лишних затрат.

Обзор сервиса управления проектами Kaiten

Kaiten — это система управления задачами и проектами, ориентированная на визуализацию, которая основывается на методах Kanban и Scrum.

Она предоставляет возможность отслеживать статус задач, распределять рабочую нагрузку между членами команды, планировать сроки выполнения и собирать информацию по проектам, а также хранить необходимую документацию в одном месте.

Основные элементы управления Kaiten

Пространства в Kaiten работают как папки с бесконечной вложенностью, но вместо файлов в них хранятся доски с задачами. Что позволяет компаниям эффективно организовывать работу различных отделов, подразделений или проектов.

Например, в ООО «ХХХ» созданы пространства для отдела маркетинга, отдела разработки и других. Это способствует более прозрачному и скоординированному управлению.

Kanban-доски служат для визуализации рабочих процессов. Они организованы в колонки, которые представляют разные стадии выполнения задач.

Это помогает отслеживать текущее состояние каждой задачи, а также получать краткую информацию из их карточек: исполнителя, приоритеты, сроки выполнения и теги.

Таймлайн — это вариант наглядного отображения временных рамок по проектам, похожий на диаграмму Ганта. Он показывает, в каком порядке выполняются задачи, какие из них идут одновременно, а какие зависят друг от друга.

Таймлайн в Kaiten помогает лучше управлять сроками, следить за прогрессом и планировать, давая ясное представление о том, когда нужно завершить каждую задачу и как они связаны между собой.

Таблицы — это привычный формат представления данных, знакомый многим, например, по Excel. Они позволяют отслеживать информацию о работе, проводить аналитику и выгружать данные для дальнейшего анализа.

Также в Kaiten есть календарь, который отображает дедлайн задач, учет времени для оптимизации нагрузки на сотрудников и отчеты для анализа рабочих процессов и выявления причин задержек.

Достоинства Kaiten

• Автоматизация: пользователи отмечают, что автоматизация значительно упрощает работу. Можно настраивать перемещение карточек в зависимости от триггеров, что минимизирует рутинные задачи.

• Управление доступами: Удобная функция для предоставления доступа наблюдателям, которые не участвуют в обновлении задач. Управление доступом сотрудников и заказчиков через ссылки также очень удобно и позволяет гибко настраивать права.

• Управление доступом: настройка прав для внешних пользователей, что особенно важно при взаимодействии с аутсорсинговыми компаниями.

• Разнообразие интеграций: Kaiten поддерживает интеграцию с такими сервисами, как Telegram, Google Forms, Tilda, Outlook, Google Календарь, GitLab, GitHub, Yandex и другими, что значительно увеличивает его функциональные возможности.

Недостатки Kaiten

• Сложность настройки: некоторые пользователи отмечают, что процесс настройки системы может быть сложным и требовать значительных усилий, особенно для новых пользователей.

• Лаги: периодические проблемы с подвисанием сервиса снижают стабильность работы, что может затруднять выполнение задач.

• Общие теги: при работе с различными клиентами невозможно ограничить доступ к определённым меткам. Все участники имеют возможность видеть все теги, так как они являются общими для всех пространств.

• Нельзя скрыть выбранные колонки: на досках Kaiten нет функции скрытия отдельных колонок. Все этапы работы всегда отображаются, чтобы добраться до последнего, необходимо прокручивать все предыдущие. Это может быть неудобно и долго при большом количестве этапов.

Тарифы Kaiten

Сервис предлагает четыре тарифных плана, каждый из которых предназначен для разных потребностей пользователей. Каждый тариф применяется ко всему аккаунту и распространяется на всех пользователей. Гостевые пользователи могут добавляться бесплатно.

• Free 0 ₽ за человека/месяц: включает базовые функции для управления задачами, но не предоставляет дополнительных модулей. Пользователи отмечают, что возможности системы на этом тарифе сильно ограничены.

• Standard от 420 ₽ за человека/месяц: имеет все функции тарифа Free и позволяет выбрать 2 дополнительных модуля. За каждый модуль, превышающий лимит, взимается дополнительная плата в размере 70 ₽.

• Pro от 560 ₽ за человека/месяц: предлагает все возможности Standard, но позволяет выбрать 6 дополнительных модулей. Доплата за каждый модуль фиксирована.

• Enterprise: рассчитывается индивидуально: предназначен для развертывания на вашем сервере и включает все функции Pro. Возможны доработки системы под конкретные требования заказчика.

Дополнительные модули

• Канбан: расширенные настройки досок, включая подколонки, дорожки, WIP-лимиты и аналитические инструменты.

• Скрам: инструменты для Scrum-команд, такие как спринты, графики сгорания и скорости команды.

• Учет времени: фиксация затраченного времени и анализ загрузки сотрудников.

• User Story Mapping: создание карт пользовательских историй и их интеграция с задачами.

• Управление группами пользователей: управление доступами через группы и поддержка SSO-авторизации.

• Служба поддержки: прием заявок от внешних пользователей через почту, Telegram или онлайн-формы.

• ГАНТ и Ресурсное планирование: планирование задач на календарной сетке и распределение ресурсов.

• Автоматизации: автоматизация повторяющихся действий с задачами и пользователями.

Выбор подходящего тарифа зависит от размера вашей команды и необходимых функций.

Несмотря на некоторые недостатки, Kaiten остается одним из лучших решений для управления задачами и проектами в России.

Обзор системы управления проектами WEEEK

WEEEK — это современный инструмент для управления проектами, который объединяет простоту использования с мощными функциями для планирования и координации командной работы. Платформа предлагает интуитивно понятный интерфейс, что помогает пользователям быстрее ориентироваться и сосредоточиться на выполнении своих задач.

Прекрасно подходит как для совместной работы в команде, так и для индивидуального использования. Экосистема WEEEK позволяет организовывать работу в одном месте, сводя к минимуму необходимость в дополнительных интеграциях.

Основные элементы управления

Доски задач: как и в Кайтен, в WEEEK есть доски для визуализации задач, которые можно настраивать под свои требования. Каждая задача представлена карточкой с ключевой информацией. Для досок предлагаются готовые шаблоны, а карточки можно кастомизировать с помощью обложек.

Проекты: аналог пространств Kaiten - способ организовать задачи по разным направлениям. С их помощью можно управлять работой с различными клиентами и командами. Например, можно создать проекты «Продажи», «Стратегические цели» или «Клиент 1», «Клиент 2», и у каждого будут свои задачи. Так их задачи не будут путаться. На бесплатном тарифе можно создать до 7 проектов.

Гант: в данном режиме вы можете создать диаграмму Ганта, с которой мы познакомились выше. Этот формат позволяет удобно организовывать долгосрочные проекты, отслеживать взаимосвязи между элементами, а также анализировать сроки и ключевые этапы нескольких проектов, используя группировку и фильтры. Диаграмма Ганта отлично подходит для управления проектами с множеством взаимозависимостей.

Календарь: вы можете объединить самые распространенные календари, поддерживающие протокол CalDAV, с WEEEK, чтобы получать все уведомления в одной системе. Это позволит вам удобно отслеживать запланированные мероприятия и сроки выполнения задач.

Достоинства Weeek

• Гибкость: платформа предлагает множество возможностей для настройки рабочих процессов под конкретные требования, включая создание пользовательских полей и различных шаблонов.

• Мобильное приложение: позволяет пользователям управлять задачами и проектами на ходу, что особенно удобно для удаленных команд.

• Автоматизация: многие рутинные процессы можно настроить для автоматического выполнения с использованием специальных функций. Хотя это устроено немного проще, чем в Kaiten, но также эффективно позволяет сэкономить время для более значимых задач.

• Мини-сервисы: медитация, встроенный таймер для метода помодоро, возможность гибкой настройки уведомлений и другие функции, придают работе в системе больший интерес.

Недостатки WEEEK

• Неудовлетворительная поддержка: пользователи отмечают периодическое отсутствие конкретных полезных ответов от службы поддержки, что снижает ценность сервиса.

• Проблемы с сортировкой задач: нельзя упорядочить родительские задачи в нужном порядке, что представляет собой серьезный недостаток для инструмента управления проектами. Хотя есть возможность фильтрации, ее необходимо постоянно включать, чтобы проект отображался в нужном порядке.

• Нет повторения: если задачу требуется выполнять еженедельно или ежемесячно, пользователю необходимо вручную создавать копии этой задачи каждый раз, что занимает время и может привести к забыванию важных действий.

Тарифы WEEEK

Ежегодная подписка: данная опция позволяет экономить, предлагая 20% скидку на оплату, произведенную на год вперед.

Есть также тарифы для ежемесячной оплаты

Free: бесплатный тариф, идеально подходящий для личного использования или небольших компаний. С ограничением до 5 человек, он включает:

• Шаблоны проектов и документов в Базе знаний.

• До 7 проектов.

• До 5 досок на проект.

• До 100 документов.

• До 3 воронок в CRM.

• Встроенный помодоро-таймер

Lite от 199 ₽ за человека/месяц: подходит для небольших команд, расширяет возможности:

• Увеличение до 10 человек в команде.

• Безлимитные проекты и доски.

• Неограниченные документы в Базе знаний.

• До 10 воронок в CRM.

Pro самый популярный тариф за 399 ₽ за человека/месяц: он подходит для средних и крупных команд, добавляя:

• Управление доступами к сервисам.

• Приватность проектов, досок, документов в Базе знаний и воронок в CRM.

• Поддержку до 20 гостей.

• Безлимитные воронки в CRM.

Business от 450 ₽ за человека/месяц: этот тариф предлагает решения для крупных задач и сложных проектов:

• Все возможности про-тарифа.

• Портфельное управление проектами.

• Поддержка до 200 гостей.

• Логи действий для мониторинга.

• Приоритетная поддержка в вопросах.

Каждый тариф предлагает свои функции, предназначенные для эффективной организации рабочих процессов и достижения целей командами разного размера.

WEEEK — удобная программа для управления проектами с тарифами от бесплатного до бизнес-класса, который подходит для команд любого размера. Платформа предлагает гибкость, мобильность и автоматизацию, однако имеет некоторые ограничения, что важно учитывать при выборе системы.

Обзор системы управления проектами Projectum

Projectum — это больше, чем просто сервис для работы с задачами и проектами. Это надежный партнер для тех, кто хочет работать быстрее, прозрачнее, с максимальной отдачей.

Основные элементы управления

Планирование: создание проектов любой сложности с возможностью декомпозиции на ключевые этапы и задачи. Пользователи могут устанавливать сроки, назначать исполнителей и приоритизировать задачи.

Отчётность: возможно настраивать отчёты и выгружать данные в Excel для анализа задач и трудозатрат.

Совместная работа: в Projectum доступны инструменты для совместной работы, такие как упоминания коллег для привлечения внимания, обсуждения в реальном времени через комментарии, автоматические уведомления об изменениях, и история изменений для отслеживания модификаций.

Интеграции: поддержка интеграции с GitLab и импорт задач из систем, таких как ClickUp и Notion для упрощения рабочего процесса.

Достоинства Projectum

• Интуитивно понятный интерфейс: простота использования платформы позволяет всем пользователям, даже тем, кто не имеет опыта работы с планировщиками, легко ориентироваться в системе.

• Масштабируемость: сервис идеально подходит как для небольших команд, так и для крупных организаций, предлагая возможность установки коробочной версии на сервере заказчика, а также индивидуальную доработку в соответствии с требованиями конкретных компаний.

• Поддержка пользователей: в Telegram доступен чат поддержки, где пользователи могут быстро получить ответы на все свои вопросы.

Недостатки Projectum

• Нехватка некоторого функционала: поскольку система недавно появилась на рынке, крупным компаниям может не хватать возможностей. Однако разработчики учитывают отзывы пользователей и работают над улучшением системы в соответствии с их ними.

• Мало интеграций: имеются интеграции с некоторыми сервисами, но их количество меньше по сравнению с другими планировщиками. Например, в настоящее время отсутствует интеграция с календарями, что может быть особенно важно для некоторых команд.

• Отсутствие мобильного приложения: в Projectum мобильное приложение все еще разрабатывается, и в настоящее время его использование невозможно. Тем не менее доступна мобильная версия с основным функционалом для управления задачами и отслеживания сроков.

Тарифы Projectum

«Демо»: доступен бесплатно до 10 пользователей: хороший вариант для небольших команд, желающих протестировать систему без финансовых вложений. Полный функционал предоставляется на 14 дней, после чего можно продолжать использовать систему, но многие возможности будут ограничены. После ограничения доступно:

• 1 Гб хранилище

• Неограниченное время использования

• Неограниченные проекты

«Минимум» 115 ₽ за человека/месяц: предлагает более широкий функционал для команд побольше:

• до 20 человек команда

• 10 Гб хранилище

• Настройки ролей

• Приватные проекты

• Интеграция GitLab

«Оптимум» 240 ₽ за человека/месяц: имеет функции тарифа «Минимум», но выделяется благодаря большему объему хранилища 50 Гб, а также возможности добавить 3 внешних пользователя.

«Бизнес»: готовое решение для установки на сервере заказчика. Предлагает полный функционал системы и может быть доработан в соответствии с индивидуальными потребностями практически любой компании.

Projectum — доступный инструмент для управления проектами с конкурентоспособными тарифами, подходящий для команд любого размера. Платформа предлагает интуитивно понятный интерфейс, инструменты для совместной работы и интеграции, а также бесплатный тариф «Демо» для тестирования.

Несмотря на некоторые ограничения в функционале и отсутствие мобильного приложения, Projectum позволяет эффективно оптимизировать расходы и повысить продуктивность работы.

Как выбрать программу управления проектами 

Выбор программы управления проектами — это важный шаг для успешного выполнения задач и достижения целей команды. Правильный инструмент может значительно упростить управление проектами. Следует учитывать несколько важных факторов:

Определение потребностей

Сначала нужно понять, какие задачи она должна решить.

Маленькие команды часто требуются в простом диспетчере задач, тогда как в крупной организации – на комплексной платформе с аналитикой, доступом и интеграциями. Определите основные боли: нехватка контроля, трудности со связью, потери данных – и подберите инструмент, который их закроет.

Функциональные возможности

Программы должны обеспечивать не только постановку и контроль задач, но и автоматизацию процессов. Полезные функции включают в себя настраиваемые рабочие процессы, управление проектами, аналитику, уведомления и доступ к задачам через мобильное устройство.

Гибкость системы и возможность кастомизации помогают адаптировать ее к конкретным потребностям бизнеса.

Безопасность данных

Одна из главных проблем – риск утечек и потери информации, особенно в облачных системах. Чтобы избежать этого, выбирайте решения с надежным шифрованием, разграничением прав доступа или сохранением хранения данных на серверах компании.

Также плюсом будет, если выбранная система включена в реестр российского программного обеспечения.

Стоимость

При выборе системы важна не только стоимость лицензии или подписки, но и дополнительные расходы на техническую поддержку и, возможно, расширение функционала.

Выберите решение, которое соответствует бюджету вашей компании, при этом оно предоставляет все необходимые возможности и удобство в использовании.

Отзывы

Изучите комментарии пользователей, чтобы получить представление о внутренней работе системы. Положительные отзывы могут служить подтверждением надежности и эффективности сервиса.

Каждый инструмент имеет свои преимущества и ограничения, поэтому при выборе важно тщательно проанализировать, какой лучше всего соответствует потребностям вашей команды.