Вы приходите на работу в понедельник, открываете список задач — а их 20! Что делать в первую очередь? Без чёткого порядка можно легко залипнуть на рутинных мелочах и упустить действительно важные дела. Приоритизация помогает сфокусироваться на главном, работать без стресса и достигать максимального результата.

Расскажем, что это такое и разберем 5 популярных методов, которые помогают управлять задачами осознанно и эффективно.

Приоритизация – что это?

Приоритизация задач — это способ понять, какие дела значимее и требуют внимания прямо сейчас, что помогает избегать стресса и выгорания.

Основные критерии приоритизации

Чтобы правильно расставлять приоритеты, изучите эти критерии и ответьте на себе на несколько вопросов:

• Важность – насколько задача приближает вас к целям проекта или компании? Например, подготовка коммерческого предложения для крупного клиента, возможно, важнее, чем холодный звонок.

• Срочность – как быстро необходимо выполнить задачу? Если до дедлайна сдачи квартального отчёта один день, его нужно сделать в первую очередь.

• Ресурсоёмкость – сколько сил, времени и денег потребуется? Задачи, требующие меньше ресурсов, могут быть выполнены быстрее. Настроить автоматическую рассылку проще, чем разработать новую CRM-систему.

• Воздействие – как сильно выполнение задачи изменит ситуацию? Если из-за бага у сотрудников не получается отправлять отчёты, его исправление критичнее, чем изменение цвета какой-то кнопки.

• Зависимости – влияет ли задача на другие процессы? Допустим, руководитель не подписал договор, команда не может начать работу — значит, подпись надо получить как можно скорее.

Эти критерии помогут сосредоточиться на важном, а не тратить время на второстепенные мелочи.

Некоторые команды вводят оценочную шкалу, например, от 1 до 5, для каждого пункта и вычисляют общий приоритет.

5 методов приоритизации задач

Выбор подходящей методики зависит от специфики задач, целей и доступных ресурсов. Рассмотрим более эффективные и популярные из них.

Принцип Парето (метод 80/20)

Суть закона Парето заключается в том, что 20% действий приводят к 80% результатов.

Определите 20% действий, дающих максимальный эффект, и сделайте их приоритетными — так вы увеличите продуктивность без лишних затрат.

Чтобы использовать этот метод, определите, какие 20% действий приносят наибольшую пользу. Для этого проанализируйте дела, запланированные на день, неделю или месяц. Возможно, всего несколько ключевых задач обеспечивают основной прогресс. Сосредоточьте свои усилия именно на них.

Матрица Эйзенхауэра

Ключевой метод для эффективной приоритизации задач во многих компаниях. Помогает отличить важное от срочного.

Задачи распределяются в четыре квадранта:

• Важные и срочные задачи критичные и с жесткими дедлайнами. Сосредоточьтесь на них в первую очередь.

• Важные, но несрочные лучше запланировать на будущее. Выделите время в своем расписании для их выполнения.

• Срочные, но неважные желательно делегировать другим. Это могут быть рутинные дела или переписка, которые не требуют вашего непосредственного участия.

• Несрочные и неважные отвлекают от более ценных дел и не приносят пользы. Делегируйте их или убирайте.

Периодически обновляйте список задач и пересматривайте приоритеты, чтобы оставаться на правильном пути.

Метод RICE

В основном используется для приоритизации задач в продуктовой разработке, но его возможно применять для других задач. RICE — аббревиатура, где каждое слово – критерий, по которому и оценивается задача. Расшифровывается как:

• Reach – охват: сколько людей или процессов затронет задача? Если вы планируете внедрить систему управления проектами, охват может составлять 200 сотрудников, которые будут использовать эту систему.

• Impact – влияние: как сильно задача повлияет на цель? Используйте шкалу от 1 до 5, где 5 — это огромное влияние, а 1 — слабое. Если новая система управления проектами сократит время выполнения задач на 30%, можно оценить влияние как 5. Если же она просто улучшит коммуникацию - 2.

• Confidence – уверенность: насколько вы уверены в оценках остальных критериев? Если есть успешный опыт внедрения аналогичной системы в другой компании, можете установить уверенность на уровне 85%. Если же у вас нет четких данных, это может быть 50%.

• Effort – усилия: сколько времени или ресурсов потребуется для выполнения задачи? Например, если нужно 5 человеко-дней для реализации, укажите это значение. Если вам нужно 4 человеко-дня для настройки и обучения сотрудников новой системы, указываете это значение.

Дальше оценка рассчитывается по формуле:

Пример:

Предположим, ваша команда выбирает между внедрение новой системы управления проектами и проведением тренинга по командной работе:

Задача 1: Внедрение системы

1. Охват: 200 сотрудников. 

2. Влияние: 5 (может сократить время выполнения задач на 30%).

3. Уверенность: 85% (у вас есть успешный опыт внедрения в другой компании).

4. Усилия: 4 человеко-дня.

Подсчет RICE:

RICE=(200×5×0,85)4=212,5

Задача 2: Проведение тренинга

1. Охват: 50 сотрудников.

2. Влияние: 3 (может улучшить взаимодействие в команде).

3. Уверенность: 70% (недостаточно данных для точной оценки).

4. Усилия: 2 человеко-дня.

Подсчет RICE:

RICE=(50×3×0,7)2=52,5

Задача с системой управления проектами имеет значительно более высокий показатель RICE (212,5) по сравнению с проведением тренинга (52,5). Это указывает, что команде следует в первую очередь сосредоточиться на внедрении системы.

Метод RICE помогает командам принимать обоснованные решения, основываясь на четких и измеримых параметрах, что особенно важно в условиях ограниченных ресурсов.

Модель ICE

Частично похожа на методологию RICE, но считается проще. Это также аббревиатура, где каждое слово – критерий. Расшифровывается как:

• Impact – влияние на достижение цели.

• Confidence - уверенность в своих оценках по остальным критериям.

• Ease — простота выполнения задачи

Каждый оценивается по шкале от 1 до 10, а среднее значение трех параметров формирует общую оценку.

Дальше оценка рассчитывается по формуле:

Пример применения модели ICE:

Ваша команда рассматривает две задачи:

Задача 1: Разработка новой функции для приложения

1. Влияние: 8

2. Уверенность: 9

3. Усилия: 4

Подсчет ICE:

ICE = 8*9*4 = 228

Задача 2: Оптимизация процесса обработки заказов

1. Влияние: 6

2. Уверенность: 7

3. Усилия: 5

Подсчет ICE:

ICE = 6*7*5 = 210

Задача с разработкой новой функции для приложения имеет более высокий показатель ICE (228) по сравнению с оптимизацией процесса обработки заказов (210). Это указывает, что следует сосредоточиться именно на ней.

Но у такой модели есть большой минус. Участники могут по-разному оценивать один и тот же критерий. Модель ICE предоставляет систему относительной приоритизации задач, а не точные расчеты.

Карта историй (User Story Mapping)

Метод визуализации, который акцентирует внимание на опыте пользователей, а не на мнениях членов команды или других заинтересованных сторон.

По горизонтали располагаются категории, отражающие ключевые шаги на пути пользователя. По вертикали задачи размещаются в порядке убывания важности: наиболее критичные находятся сверху, а менее значимые — ниже. Это помогает команде определить приоритеты для разработки функций.

После этого задачи распределяются по спринтам с помощью линии, проведенной через все истории.

Рекомендации:

• Регулярно пересматривайте карту, чтобы учитывать изменения в потребностях пользователей.

• Делите большие задачи на более мелкие, чтобы повысить управляемость и снизить неопределенность

Карта историй позволяет сбалансировать срочные и важные задачи, например, при разработке CRM-системы сначала внедряют базовые функции учета клиентов, а затем расширенные возможности аналитики.

Как применять Projectum для расстановки приоритетов в задачах

Projectum — сервис для управления проектами и задачами, который помогает командам оптимизировать рутину.

Ключевые функции Projectum для приоритизации задач

Story points

Вместо точного времени (в часах или днях) команда оценивает задачу относительно других задач, учитывая ее сложность, неопределенность и объем работы.

Пример:

Представьте, что вам нужно перевезти три груза:

• Чемодан – легко поднять и перенести (1 балл).

• Мебельный шкаф – тяжелее и сложнее тащить (5 баллов).

• Рояль – нужен специальный транспорт и несколько человек (13 баллов).

Мы не говорим, сколько минут займет переноска, а просто сравниваем их друг с другом. Чем больше Story Points у задачи, тем она сложнее и дольше выполняется.

Оценка приоритета задач (от 1 до 5)

В карточке задачи пользователь выбирает приоритет в специальном поле. Оценка ведется по шкале от 1 до 5:

1. Очень высокий (критическая задача) - задача напрямую влияет на ключевые бизнес-процессы, безопасность или удовлетворенность клиентов.

2. Высокий - задача важна, но ее выполнение может быть отложено на короткий срок.

3. Средний - задача полезна, но ее выполнение не является срочным.

4. Низкий - задача не имеет значительного влияния на текущие процессы, но ее выполнение желательно.

5. Очень низкий (желательно, но не обязательно) - задача носит косметический или вспомогательный характер, обычно выполняется при наличии свободных ресурсов.

Этот подход можно использовать по типу Матрицы Эйзенхауэра, что поможет команде работать над задачами в правильном порядке.

Система тегов и фильтров

Позволяет помечать дела тегами вроде «горит», «подгорает», «на будущее», фильтровать по выбранным тегам и быстро ориентироваться в общем списке, таблице или на канбане.

Эффективная приоритизация задач — это основа продуктивной работы и достижения целей. Выбор подходящего метода зависит от срочности и важности задач, доступных ресурсов, специфики проекта и командных процессов. Выбор инструмента зависит также и от контекста: для стратегического планирования подходят одни методы, а для оперативного управления – другие.

Какой метод приоритизации задач наиболее эффективен?

Принцип Парето (80/20) подходит для руководителей и стратегов, которые хотят определить ключевые задачи с наибольшим влиянием на результат.

Матрица Эйзенхауэра – идеальный инструмент для менеджеров и сотрудников, которым нужно ежедневно управлять потоком и отличать важное от срочного.

Метод RICE эффективен для продуктовых команд, принимающих решения о разработке новых функций или проектов на основе объективных критериев.

Модель ICE подходит для небольших стартапов и команд с ограниченными ресурсами, которым нужно оценить задачи без сложностей.

Карта историй полезна для Agile-команд, которые разрабатывают клиентские продукты и хотят организовать работу с учетом пользовательского опыта.

Определите, какие способы приоритизации задач лучше всего вам подходят, и внедряйте их в повседневную работу. Результат не заставит себя ждать.

Projectum.pro | Поддержка | YouTube | Telegram | VC | Дзен