Грамотное управление проектами позволяет бизнесу достигать поставленных целей, организовывать работу в команде, координировать действия отдельных специалистов.

Поиск оптимальных способов планирования важен для любой компании и коллектива, так как помогает учитывать текущие изменения, вовремя вносить корректировки в процесс.

Системы для управления проектами наглядно показывают занятость и продуктивность исполнителей, способствуют слаженной работе без задержек и недоразумений.

Что такое программа для управления проектами и зачем она нужна?

Разработать, протестировать, выпустить на рынок новый продукт точно в срок и в рамках выделенного бюджета достаточно сложно. Не имеет значения, о каком направлении идет речь. Это может быть мобильное приложение для ресторанного бизнеса или строительство многоквартирного дома.

В любом случае для успешного результата придется контролировать всех тех, кто непосредственно занят в решении поставленной задачи. На каждой стадии – от разработки идеи до ее воплощения – исполнители могут начать срывать сроки, дублировать обязанности или перекладывать их на других.

Чтобы этого не произошло, компании внедряют программы для управления проектами и задачами. Такое ПО позволяет вести проект в одном пространстве, помогает планировать, контролировать и сдавать работу в срок.

Система управления проектами полезна для руководителей организаций, отделов или подразделений, менеджеров, фрилансеров, командных специалистов. Сервис простой в работе и подходит для самостоятельного освоения. Список необходимых функций у каждого ПО свой. Базовый набор включает:

• диаграмму Ганта;

• управление изменениями;

• автоматическую отчетность;

• тайм-трекер;

• канбан-доску;

• таблицу задач;

• интеграции для обмена.

Критерии выбора программы для управления проектами

Важно, чтобы программа для планирования и управления проектами подходила под запросы команды и обеспечивала решение ее задач. 

Для этого рекомендуется учитывать следующие основные критерии:

• Функциональность – должна соответствовать специфике конкретного проекта. К примеру, для разработки ПО нужна система ведения проектов с баг-трекингом, управлением версиями. Если специалисты в команде территориально удалены друг от друга, важна функция поддержки удаленной работы. А для маркетинговых кампаний необходимы планирование и анализ эффективности.

• Масштабируемость – важно учитывать возможность расширения системы управления проектами, если увеличится количество проектов и участников команды.

• Интеграции – современные бизнес-процессы применяют разные инструменты для работы, включая мессенджеры, CRM-системы, бухгалтерские программы. Приложения для управления проектами должны легко интегрироваться с рабочими приложениями компании.

• Удобство использования – чем проще интерфейс, тем быстрее его освоят члены команды. Программа для работы с проектами должна включать обучающие материалы, документацию, подсказки для пользователей.

• Стоимость – существуют как бесплатные программы для управления проектами, так и платные решения. Бесплатные версии могут иметь ограничения, но быть подходящими для небольших команд.

• Поддержка – важно, чтобы разработчики своевременно выпускали обновления программ для проектного управления и оказывали техническую поддержку.

Обзор Топ-6 программ для управления проектами

Asana

Один из лучших сервисов для управления проектами. Отличается мощным функционалом, включая инструменты для создания задач, управления ресурсами, назначения исполнителей, планирования действий, контроля прогресса на каждом этапе. Есть наглядные способы визуализации, к примеру, таймлайн, календарь, списки, личный планировщик, доски.

Плюсы: 

• понятный интерфейс;

• интеграция с другими приложениями, хранилищами данных, облаком;

• готовые шаблоны для разных отделов компании, включая дизайн, IT, HR, маркетинг и пр.;

• возможность детализации задач;

• удобный поиск, горячие клавиши;

• временная шкала для синхронизации.

Минусы:

• отсутствие русскоязычной версии;

• нет визуализации (в диаграммах или процентах) бизнес-процесса;

• сложность освоения для новичков;

• высокая стоимость премиум-версии.

Asana больше подходит для сложных проектов и больших групп, но может использоваться и в малых командах для управления простыми задачами. К примеру, для разработки маркетинговых кампаний, управления мероприятиями, разработки нового продукта, найма персонала.

Trello

Популярный трекер проектов в облаке, работает по методологии Канбан. Система позволяет создавать доски, списки и карточки для организации задач. Главная фишка в простом интерфейсе в виде удобных рабочих досок с карточками задач. 

Есть функция drag-and-drop, благодаря которой можно по клику мышки изменять статус задания. В Trello имеется большое число заготовок для разных направлений бизнеса. Присутствует интеграция с календарем, почтой Gmail, чатами Slack, MailChimp, Evernote, картами, Twitter, Google Диск, Dropbox, GitHub.

Преимущества:

• визуализация задач;

• много функций в бесплатной версии;

• простой интерфейс;

• до 10 досок команды;

• уведомления по e-mail об изменениях.

Недостатки:

• неудобная горизонтальная прокрутка;

• ограничение функционала в бесплатной версии;

• не подходит для сложных проектов.

Trello особенно удобен для простых задач и малых команд, поскольку позволяет визуализировать проект и статус его продвижения. К примеру, сервис идеален для управления повседневными рабочими и личными делами. Можно легко создавать доску с карточками ежедневных задач. По мере выполнения можно перемещать задания в «Завершено». Для крупных проектов со сложной структурой эта система не подойдет из-за недостатка функционала.

Jira

Эта система управления проектами и задачами была создана специально для разработчиков ПО и тестировщиков. Система поддерживает методологии Scrum, Agile и Канбан. Позволяет составлять дорожные карты, работать на основе встроенных шаблонов, отслеживать баги, корректировать коды, контролировать версии ПО.

Преимущества:

• работа в команде;

• поддержка инструментов Agile и Scrum;

• интеграция с Atlassian, Bitbucket, Confluence и Bamboo;

• общение в чате;

• назначение сроков исполнения;

• есть серверная версия и облачная.

Недостатки:

• сложность освоения;

• высокая стоимость.

Преимущества:

Недостатки:

Microsoft Project подходит для масштабных проектов и крупных организаций, для которых важен контроль затрат и детальная проработка планов. Для малых команд и простых задач система может оказаться сложность, а цена завышенной.

Преимущества:

Недостатки:

Эта программа не подойдёт для сложных проектов, например, по созданию системы безопасности предприятия. Но вполне может использоваться для управления простыми задачами. Функциональность сервиса подходит начинающим менеджерам, помогает организовать коммуникацию внутри команды и контролировать прогресс работы.

Заключение

Вручную управлять проектами сложно. Это затрудняет работу, требует много времени и трудовых ресурсов, а результат не гарантирует. Организовать процесс поможет программа для ведения проектов. В такой системе легко составить дорожную карту с помощью диаграммы Ганта, координировать действия команды через канбан-доску. Отслеживать прогресс позволяют автоматические отчеты.

При выборе программы для проектного менеджмента важно учитывать бюджет, численность команды и поставленные цели. Для малых команд подойдут бесплатные программы для управления проектами, для крупных предприятий – профессиональные решения с подпиской.

Тестирование нескольких сервисов для управления задачами поможет найти наиболее удобный вариант для вашей компании. Также стоит учитывать поддержку разработчиков, интеграцию с рабочими инструментами и удобство использования ПО для персонала.