Четкое планирование – важное условие не только для успешного ведения бизнеса, но и для достижений личных целей. Повысить продуктивность и правильно использовать время помогает таск-менеджер – программа, позволяющая структурировать задачи, устанавливать приоритеты, делегировать задания и контролировать выполнение. 

Сегодня предлагается немало бесплатных таск-менеджеров, которые помогают наладить рабочий процесс, в том числе в случаях, когда над проектом работает команда. Выбор подходящего решения зависит от функциональности, удобства интерфейса, возможностей для интеграций с другими сервисами. Расскажем о самых популярных решениях и их возможностях.

Критерии выбора бесплатного таск-менеджера

Чтобы программа была удобной и помогала организовать работу, при ее выборе стоит обращать внимание на такие критерии.

Функциональность, набор возможностей. Для индивидуальных пользователей и команд с небольшим количеством участников достаточно базового функционала. Он, как правило, включает создание задач и подзадач, возможность отслеживания выполнения и установки сроков. Более продвинутые сервисы предлагают функции, рассчитанные на командную работу: создание проектов, делегирование задач, приоритетов и анализ продуктивности. Наличие уведомлений и напоминаний также важно – они помогают не забывать о срочных задачах.

Интерфейс. Даже самый функциональный таск-менеджер потеряет ценность, если он слишком сложен в освоении или неудобен в использовании. Интерфейс должен быть интуитивно понятным, чтобы пользователи могли быстро разобраться с основными возможностями. Оптимизация работы с интерфейсом помогает сократить время на создание и управление задачами. Это важно для команд, где пользователи могут иметь разный уровень технической подготовки. Необходимо, чтобы сервис не требовал длительного обучения и позволял начать работу сразу.

Командная работа. Важно, чтобы в таск-менеджере была функция назначения задач членам команды, а также возможность оставлять комментарии, добавлять файлы и общаться в режиме реального времени. Особенно это актуально для больших команд, где много участников работают над одним проектом. Для работы команды также важна возможность делегирования задач. Менеджеры могут быстро распределять задачи между участниками, следить за выполнением, оставлять комментарии и контролировать сроки выполнения. Возможность общения внутри таск-менеджера сокращает необходимость в использовании сторонних мессенджеров и улучшает коммуникацию.

Интеграции. Возможность интеграции с Google Drive, почтовыми сервисами и другими рабочими инструментами значительно расширяет функционал и повышает удобство использования. Интеграция с календарями – еще одно важное преимущество, которое позволяет видеть задачи и встречи в одном месте. Это помогает лучше планировать рабочее время.

Мобильные приложения. Они нужны, в первую очередь, тем, кто часто находится в движении или работает удаленно, а также для фрилансеров, которые самостоятельно планируют время. Мобильная версия позволяет получать уведомления, в любое время удаленно управлять задачами.

Топ-5 бесплатных таск-менеджеров

Предлагаем краткий обзор возможностей ведущих современных таск-сервисов, которые подходят для управления задачами в индивидуальных и командных проектах.

Projectum.pro

Российский бесплатный таск-менеджер, ориентированный на индивидуальных пользователей и малые команды, которые стремятся продуктивно управлять небольшими проектами. Projectum.pro предлагает следующий набор функций:

• создание задач и постановка целей;
• установка сроков;
• назначение ответственных;
• возможность работать с канбан-досками;
• разграничение доступа к проектам;
• добавление комментариев и файлов;
• возможность приглашать в проекты внешних пользователей.

Одна из главных особенностей сервиса – его простота. Интерфейс не перегружен лишними элементами, что делает работу с ним интуитивно понятной даже для неопытных пользователей. Основное внимание уделяется выполнению задач без сложной настройки. Бесплатная версия идеально подходит для небольших проектов, не требующих специальных инструментов для управления.

Главные преимущества Projectum.pro:

• доступность;
• минималистичный интерфейс;
• российский сервис обеспечивает независимость от политической ситуации и возможных санкций;
• возможность настройки уведомлений по всем событиям;
• ориентированность на русскоязычных пользователей;
• возможность полноценно работать в бесплатной версии.

Trello

Один из самых известных и популярных таск-менеджеров, основанный на концепции канбан-досок. Этот инструмент позволяет визуализировать задачи, создавая доски, списки и карточки. Каждая такая карточка – это задача, которую можно перемещать между различными этапами выполнения. В Trello можно назначать ответственных за выполнение, устанавливать сроки, добавлять комментарии и прикреплять файлы.

Преимущества сервиса:

• Trello отличается простотой и гибкостью.
• Интерфейс понятен даже для новичков.
• Настройки карточек позволяют адаптировать сервис под разные типы проектов.
• Сервис предлагает обширные возможности для работы в команде, где каждый член может отслеживать прогресс всей команды.
• Большое количество интеграций с сервисами для командной работы – например, Google Drive и Dropbox.

Недостаток сервиса – он бесплатный лишь условно: бесплатная версия имеет ограничения, которые могут затруднить работу с большими и сложными проектами. Trello подойдет для небольших проектов и команд, которым нужно простое и гибкое решение для управления задачами.

Asana

Мощный инструмент управления проектами с широким функционалом для эффективного выполнения задач. В Asana можно:

• создавать проекты, выделять задачи и подзадачи;
• определять сроки выполнения;
• назначать ответственных;
• добавлять комментарии;
• прикреплять файлы;
• фильтровать карточки задач с помощью тегов;
• контролировать прогресс выполнения задач;
• генерировать информативные отчеты по проектам.

Asana особенно полезна небольших и средних команд, которые работают над несколькими проектами одновременно. Программа предлагает удобную систему отслеживания задач и прогресса по каждому проекту. Asana поддерживает интеграции с популярными сервисами, что делает ее универсальным инструментом. Кроме того, пользователи могут работать с удобным трекером продуктивности.

Однако в бесплатной версии есть ограничения. Например, она ограничивает количество участников в команде и число доступных проектов. Тем не менее, для малых и средних команд Asana остается удобным и функциональным решением для управления проектами.

Todoist

Простой и удобный таск-менеджер, который подходит как для индивидуального использования, так и для работы в небольших командах. Сервис позволяет создавать задачи и разделять их на подзадачи. Есть возможность установки сроков и приоритетов, а также добавления тегов и напоминаний.

Преимущества решения:

• Интерфейс Todoist отличается простотой и удобством. Он интуитивно понятен, что делает его отличным выбором для пользователей, которым нужен простой инструмент для организации личных задач.
• Система напоминаний помогает не пропускать важные задачи, а кроссплатформенность обеспечивает доступ к задачам с любого устройства.
• Предусмотрены готовые шаблоны для проектов, которые можно легко адаптировать под потребности конкретного бизнеса.
• Есть игровые возможности для поддержания мотивации пользователей.

Основной недостаток Todoist заключается в ограниченной функциональности бесплатной версии. Тем не менее, для индивидуального использования и организации личных дел это отличное решение. Todoist также подходит для небольших команд, которые не нуждаются в сложных инструментах для управления проектами.

Yandex Tracker

Бесплатный таск-менеджер для команды от Yandex, который интегрирован с другими сервисами компании – например, почтой и календарем. Он позволяет создавать списки задач, устанавливать сроки и напоминания, а также прикреплять файлы.

Преимущества решения:

• простой и удобный интерфейс;
• подойдет для тех, кто пользуется сервисами Яндекса;
• возможность автоматизировать рутинные задачи.

Однако функционал этого таск-менеджера ограничен, и он не подходит для сложных проектов или командной работы. Yandex Tracker рассчитан скорее на индивидуальное использование и организацию личных дел. Он может стать отличным решением для пользователей экосистемы Yandex, которым нужно простое средство для управления задачами.

Советы по эффективному использованию таск-менеджеров

Чтобы работа с таск-менеджером задач была удобной и помогала достигать целей, стоит учитывать некоторые рекомендации:

• Поддерживайте актуальность списка задач, добавляйте новые и удаляйте выполненные. Это упрощает контроль за выполнением, исключает путаницу и позволяет сосредоточиться только на важных делах.
• Устанавливайте реалистичные сроки. Четкое планирование сроков выполнения помогает избежать стресса и перенапряжения. Оцените время, необходимое для каждой задачи, чтобы не срывать дедлайны, но одновременно не перегружать себя и команду.
• Используйте напоминания. Их настройка позволяет своевременно вернуться к важным задачам и не забывать о самых важных делах. Это полезно для задач, которые имеют фиксированные дедлайны.
• Расставляйте приоритеты, начиная с самых важных и срочных задач. Это помогает концентрироваться на самых важных делах, не тратя ресурсы на второстепенные.
• Делегируйте задачи в процессе командной работы, назначайте ответственных на каждом этапе работы над проектом для снижения нагрузки и улучшения продуктивности всей команды.
• Анализируйте работу. Регулярный анализ выполненных задач помогает выявить ошибки и найти возможности для улучшений, а также оптимизировать рабочий процесс для максимальной продуктивности.

Таск-менеджеры стали важным инструментом, который используется для организации как личных дел, так и работы в командах. Выбор подходящего бесплатного решения зависит от специфики работы, особенностей и количества проектов, числа участников команды. 

Выбирая подходящий инструмент, важно понять, какие функции будут востребованными при работе над проектами и задачами, и подобрать сервис, который предложит необходимые возможности. Кроме того, очень важен интерфейс: работая с таск-менеджером, пользователи должны сосредоточиться на задачах и не тратить время на вопросы, связанные с непонятным управлением работой в системе.