Грамотное управление проектами позволяет бизнесу достигать поставленных целей, организовывать работу в команде, координировать действия отдельных специалистов.

Поиск оптимальных способов планирования важен для любой компании и коллектива, так как помогает учитывать текущие изменения, вовремя вносить корректировки в процесс.

Сервисы для управления проектами наглядно показывают занятость и продуктивность исполнителей, способствуют слаженной работе без задержек и недоразумений.

Что такое программа для управления проектами и зачем она нужна?

Разработать, протестировать, выпустить на рынок новый продукт точно в срок и в рамках выделенного бюджета достаточно сложно. Не имеет значения, о каком направлении идет речь. Это может быть мобильное приложение для ресторанного бизнеса или строительство многоквартирного дома.

В любом случае для успешного результата придется контролировать всех тех, кто непосредственно занят в решении поставленной задачи. На каждой стадии – от разработки идеи до ее воплощения – исполнители могут начать срывать сроки, дублировать обязанности или перекладывать их на других.

Чтобы этого не произошло, компании внедряют программы для управления проектами. Такое ПО позволяет вести проект в одном пространстве, помогает планировать, контролировать и сдавать работу в срок.

СУП полезна для руководителей организаций, отделов или подразделений, менеджеров, фрилансеров, командных специалистов. Сервис простой в работе и подходит для самостоятельного освоения. Список необходимых функций у каждого ПО свой. Базовый набор включает:

• ●  диаграмму Ганта;

• ●  управление изменениями;

• ●  автоматическую отчетность;

• ●  тайм-трекер;

• ●  канбан-доску;

• ●  таблицу задач;

• ●  интеграции для обмена.

Критерии выбора программы для управления проектами

Важно, чтобы программа для планирования и управления проектами подходила под запросы команды и обеспечивала решение ее задач. 

Для этого рекомендуется учитывать следующие основные критерии:

• Функциональность – должна соответствовать специфике конкретного проекта. К примеру, для разработки ПО нужна система с баг-трекингом, управлением версиями. Если специалисты в команде территориально удалены друг от друга, важна функция поддержки удаленной работы. А для маркетинговых кампаний необходимы планирование и анализ эффективности.

• Масштабируемость – важно учитывать возможность масштабирования ПО при увеличении количества проектов и участников команды. Лучше заранее выбирать такие решения, которые способны поддерживать рост и развитие компании.

• Интеграции – современные бизнес-процессы применяют разные инструменты для работы, включая мессенджеры, электронную почту, CRM-системы, бухгалтерские программы. Сервисы управления проектами и задачами должны легко интегрироваться с рабочими приложениями и инструментами аналитики, которые используются в вашей организации.

• Удобство использования – чем проще и понятнее интерфейс, тем быстрее его смогут усвоить все члены команды. А бизнесу не придется выделять время и деньги на обучение персонала. Удобство использования включает наличие в ПО обучающих материалов, к примеру, документацию и видео-уроки, подсказки для пользователей, логичную навигацию.

• Стоимость – в зависимости от вида ПО может варьироваться от бесплатных до дорогих платных решений. Одни СУП распространяются только по лицензии, другие – бесплатно. Второй вариант может иметь ограничения по функционалу, но при этом вполне подходить для небольших команд и проектов. Для крупных предприятий, холдингов, масштабных задач лучше сразу подобрать платную профессиональную систему.

• Поддержка – важно, чтобы разработчики своевременно выпускали обновления ПО и предоставляли качественные консультации по работе с ним, вовремя решали возникающие технические проблемы.

Обзор Топ-6 программ для управления проектами

Asana

Один из бесплатных сервисов для управления проектами. Отличается мощным функционалом, включая инструменты для создания задач, управления ресурсами, назначения исполнителей, планирования действий, контроля прогресса на каждом этапе. Есть наглядные способы визуализации, к примеру, таймлайн, календарь, списки, личный планировщик, доски.

Плюсы: 

• понятный интерфейс;

• интеграция с другими приложениями, хранилищами данных, облаком;

• готовые шаблоны для разных отделов компании, включая дизайн, IT, HR, маркетинг и пр.;

• возможность детализации задач;

• удобный поиск, горячие клавиши;

• временная шкала для синхронизации.

Минусы:

• отсутствие русскоязычной версии;

• нет визуализации (в диаграммах или процентах) бизнес-процесса;

• сложность освоения для новичков;

• высокая стоимость премиум-версии.

Asana больше подходит для сложных проектов и больших групп, но может использоваться и в малых командах для управления простыми задачами. К примеру, для разработки маркетинговых кампаний, управления мероприятиями, разработки нового продукта, найма персонала.

Trello

Популярный сервис для управления проектами в облаке, работает по методологии Канбан. Система позволяет создавать доски, списки и карточки для организации задач. Главная фишка в простом интерфейсе в виде удобных рабочих досок с карточками задач. 

Есть функция drag-and-drop, благодаря которой можно по клику мышки изменять статус задания. В Trello имеется большое число заготовок для разных направлений бизнеса. Присутствует интеграция с календарем, почтой Gmail, чатами Slack, MailChimp, Evernote, картами, Twitter, Google Диск, Dropbox, GitHub.

Преимущества:

• визуализация задач;

• много функций в бесплатной версии;

• простой интерфейс;

• до 10 досок команды;

• уведомления по e-mail об изменениях.

Недостатки:

• неудобная горизонтальная прокрутка;

• ограничение функционала в бесплатной версии;

• не подходит для сложных проектов.

Trello особенно удобен для простых задач и малых команд, поскольку позволяет визуализировать проект и статус его продвижения. К примеру, сервис идеален для управления повседневными рабочими и личными делами. Можно легко создавать доску с карточками ежедневных задач. По мере выполнения можно перемещать задания в «Завершено». Для крупных проектов со сложной структурой эта система не подойдет из-за недостатка функционала.

Jira

Эта программа управления проектами и задачами была создана специально для разработчиков ПО и тестировщиков. Система поддерживает методологии Scrum, Agile и Канбан. Позволяет составлять дорожные карты, работать на основе встроенных шаблонов, отслеживать баги, корректировать коды, контролировать версии ПО.

Преимущества:

• работа в команде;

• поддержка инструментов Agile и Scrum;

• интеграция с Atlassian, Bitbucket, Confluence и Bamboo;

• общение в чате;

• назначение сроков исполнения;

• есть серверная версия и облачная.

Недостатки:

• сложность освоения;

• высокая стоимость.

Jira максимально функциональна при выполнении крупных проектов в сфере программного обеспечения. Для других компаний может оказаться сложной.

Microsoft Project

Мощная система для управления проектами, в которой есть весь необходимый функционал. Это диаграммы Ганта, готовые шаблоны, инструменты для постановки задач, анализа расходов, распределения и контроля ресурсов. Microsoft Project подходит для крупных проектов и организаций, где важна детальная проработка планов и контроль затрат.

Преимущества:

• простой интерфейс;

• широкий функционал;

• интеграция с продуктами Microsoft;

• анализ рисков.

Недостатки:

• устаревший интерфейс;

• высокая стоимость.

Microsoft Project подходит для масштабных проектов и крупных организаций, для которых важен контроль затрат и детальная проработка планов. Для малых команд и простых задач система может оказаться сложность, а цена завышенной.

Wrike

Облачный сервис для управления командными проектами. В программе есть встроенные готовые шаблоны, например, «Запуск нового продукта». Гибкость функционала позволяет планировать задачи, структурировать их по срокам исполнения, исполнителям, степени приоритетности. Контролировать прогресс можно с помощью диаграммы Ганта. Позволяет отслеживать незанятость работников и проекты в критическом состоянии. Можно дублировать повторяющиеся задания, хранить файлы и документы с последующим редактированием в реальном времени.

Преимущества:

• удобный интерфейс;

• управление версиями документов;

• шаблоны для общих или коллективных работ;

• синхронизация с календарём и почтой.

Недостатки:

• работа только в онлайн-режиме;

• бесплатная версия до 5 пользователей.

Basecamp

Небольшая программа с упрощенным функционалом, быстрым внедрением. Изначально эта система создавалась для дизайнеров. Сейчас ее используют творческие группы, креативные студии и малые команды численностью до 30 специалистов.

Преимущества:

• простой интерфейс;

• удобство коммуникации внутри команды;

• возможность согласования с заказчиком на каждом этапе;

• ведение всех файлов в одном месте.

Недостатки:

• старомодный интерфейс;

• отсутствие стратегического планирования;

• повышенная стоимость.

Эта программа не подойдёт для сложных проектов, например, по созданию системы безопасности предприятия. Но вполне может использоваться для управления простыми задачами. Функциональность сервиса подходит начинающим менеджерам, помогает организовать коммуникацию внутри команды и контролировать прогресс работы.

Заключение

Вручную управлять проектами сложно. Это затрудняет работу, требует много времени и трудовых ресурсов, а результат не гарантирует. Организовать процесс поможет программа для ведения проектов. В такой системе легко составить дорожную карту с помощью диаграммы Ганта, координировать действия команды через канбан-доску. Отслеживать прогресс позволяют автоматические отчеты.

При выборе сервиса важно учитывать размер бюджета, численность команды, поставленные цели. Набор необходимых функций может различаться. Чтобы найти оптимальное решение, важно проанализировать потребности команды, перспективы роста и протестировать несколько систем. Также нужно учитывать поддержку разработчиков, удобство использования ПО для персонала, возможность интеграции с рабочими инструментами.